Der Einstieg in Citodoc erfolgt über die individuell gestaltbare Startseite - dem Citodoc Dashboard. Auf diesem können Sie nützliche Widgets auswählen und beliebig positionieren. Unter anderem stehen Ihnen Widgets für die Darstellung von Aufgaben und deren Status, die Anzeige aktueller Aktivitäten in Citodoc sowie die Visualisierung häufig verwendeter Schlagwörter als "Tag Cloud" zur Verfügung. Die meisten Widgets können zusätzlich konfiguriert und somit Ihren persönlichen Anforderungen entsprechend angepasst werden. Sie dienen zudem als Quick-Link zu aktuell relevanten Dokumenten. So reicht beispielsweise ein Klick auf einen Aufgabenstatus oder ein Schlagwort in der Tag Cloud, um direkt zu den damit verknüpften Dokumenten zu gelangen. Letztendlich erleichtert das Dashboard die Navigation und hilft Ihnen dabei selbst bei großen Dokumentenmengen stets den notwendigen Überblick zu bewahren.

Wie kommen die Dokumente in Citodoc? Abgesehen vom manuellen Import einzelner oder auch mehrer Dokumente mittels Auswahldialog oder Drag & Drop, unterstützt Citodoc auch den automatisierten Import von Dokumenten. Sowohl ein Netzlaufwerk als auch ein E-Mail Konto können als Datenquelle herangezogen werden, um neu hinzugefügte beziehungsweise als E-Mail Beilagen einlangende Dokumente umgehend zu importieren. Auf diese Weise lässt sich Citodoc auch bequem an moderne Multifunktionsdrucker mit integriertem Scanner anbinden. Im Rahmen des Imports von Dokumenten generiert Citodoc ein Vorschaubild und eine PDF Vorschau. Weiters werden Dokumente für die Volltextsuche indiziert, mittels OCR Erkennung analysiert und auf etwaige bereits im System vorhandene Dubletten geprüft. Solcherart werden Ihre Dokumente für ihre weiterführende Nutzung mit Citodoc vorbereitet. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit Zusatzinformationen zu erfassen. Neben einer kurzen Beschreibung des Inhalts und der Zuordnung passender Schlagwörter können Sie Dokumente auch mit einem beliebigen Datum versehen und mittels Auswahl einer Kategorie klassifizieren.

Dokumente gibt es in verschiedensten Formaten. Citodoc erstellt bereits im Zuge des Imports für alle gängigen Dateiformate eine PDF-Vorschau. Dank des integrierten PDF Viewers können Sie - unabhängig von der auf Ihrem Endgerät installierten Software - rasch und bequem auf die Dokumentinhalte zugreifen. Zudem können Sie parallel zur Anzeige der PDF-Vorschau die Detailansicht des ausgewählten Dokuments einblenden. Abgesehen von der Anzeige gespeicherter Zusatzinformationen kann diese auch für die Erfassung von Kommentaren betreffend den Dokumentinhalt genützt werden. Auf diese Weise können eigene Gedanken aber auch Beiträge Ihrer Kolleginnen und Kollegen chronologisch gesichert werden.

Nicht nur die Erstellung von Dokumenten sondern auch die Aufarbeitung des enthaltenen Wissens erfolgt oftmals gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen im Team. Für die Unterstützung dieser Zusammenarbeit verfügt Citodoc über eine integrierte Aufgabenverwaltung. Zu jedem Dokument können beliebig viele Aufgaben mit einer Priorität, einer Dringlichkeit, einem Erledigungsdatum und einer für die Erledigung verantworlichen Person erstellt werden. Die solcherart mit einem Dokument verknüpften Aufgaben sind dann sowohl in der Detailansicht des Dokuments als auch in der Aufgabenübersicht abrufbar. Im Sinne der Wahrung eines bestmöglichen Überblicks bietet die Aufgabenübersicht eine Reihe von Filtermöglichkeiten. So recht beispielsweise ein einziger Klick um all jene Aufgaben anzuzeigen, die derzeit Ihnen zugewiesen sind.

Büroangestellte verbringen einen nicht unbeträchtlichen Teil ihrer täglichen Arbeitszeit damit die richtigen Dokumente zu finden. Dank der ebenso leistungsfähigen wie intelligenten in Citodoc integrierten Suchmaschine können die gewünschten Dokumente rasch gefunden werden. Dabei kombiniert Citodoc die Volltextsuche in den Dokumentinhalten mit erfassten Zusatzinformationen. So werden beispielsweise Schlagworte, Kategorisierungen und Kommentare ebenfalls in die Suche einbezogen. Im Suchergebnis werden die gefunden Dokumente schließlich nach ihrer Relevanz sortiert angeziegt. Die Einblendung des Vorschaubilds sowie eines kurzen Textauszugs erleichtern in weiterer Folge die Identifikation des gesuchten Dokuments im Suchergebnis.

Dokumente dienen oftmals als wichtige Informationsquelle in Besprechungen, Verhandlungen oder Workshops. Um diese im Bedarfsfall rasch zur Hand zu haben, erlaubt Citodoc die Erzeugung sogenannter Sammlungen. Bereits im Zuge der Vorbereitung eines wichtigen Termins, können relevante Dokumente in Citodoc gesucht und in einer solchen Sammlung zusammengefasst werden. Sammlungsinhalte können zudem als ZIP-Archiv heruntergeladen und damit auch offline verfügbar gemacht werden.